招标采购文件是采购单位向潜在投标人发出告知项目需求、招投标活动规则和合同条件等招标信息的要约文件，是招标、投标、评标、定标的直接依据。所以在招标采购采购活动中，一定要高效、规范、准确、严谨地编制采购文件。那么，如何做好采购文件编制工作呢？下文作了梳理总结。

采购代理机构提示：把好采购文件编制五原则

五种条件不能随意“动”

招标投标活动，从某种意义上来说，是一种“静态”的采购，主要体现在招标文件和投标文件的内容在投标截止时间后不能改动；投标报价在投标截止时间后不能改动；评标方法、评标标准和因素在投标截止时间后不能改动；投标人在投标截止时间后到投标有效期满前，不允许撤回其投标文件；在投标截止时间后，不允许投标人以任何理由补充、修正或是撤销实质性投标内容。

五种情况必须书面“提”

招投标也是一种书面形式的采购活动，主要体现在采购人的购买意图要表述在采购文件中；采购人对采购文件的解释应当以书面形式送给投标人；开标后对投标文件的澄清，投标人要书面回答；投标人用招标文件中规定的语言文字编制书面形式的投标文件；投标文件由投标人授权代表签字时，应在投标文件中附书面形式的法定代表人授权书。

业绩规定切勿歧视排斥

采购文件内容必须具有广泛的竞争性，信息的发布必须符合广泛竞争的原则，业绩、资格的规定也必须符合广泛竞争性原则，业绩的规定不能以国内或某地区或某部门、某行业的业绩来排斥潜在投标人。

总价和分项价格都要报

采购文件的格式部分要对报价有详细要求并附报价表格。除要求报总价以外，还要求报分项价格。这不仅便于评标，而且有利于合同管理。

未明确内容勿作评标依据

无效投标（含废标）的标准和评标因素是采购文件的内容，不能开标后再针对投标内容随意制定评标原则和方法。因为评标委员会的评标依据是招标文件和投标文件中的内容，招标文件和投标文件内容以外的不能作为评标依据。为保证评标质量，招标文件中要求不明、前后矛盾或含糊不清的要求，均不能作为评标依据；违反国家法律、法规的投标不能中标。

采购代理机构提示：细化采购需求

综合考虑招标人需求

招标人的需求包括采购标的的技术特征以及使用需求；交接、检验、服务特征和需求；价格特征和需求；履约风险控制等。在提要求时，应该考虑到采购标的的使用功能，或者说是基本功能与辅助功能。采购标的的技术性能决定价格。在制作招标文件时，需考虑采购标的的技术性能、质量标准、产品标准化水平、节能环保指标等方面的因素。

不能忽略服务需求

制作采购文件的过程中，应该充分考虑到采购标的与项目整体要求的协调。采购进口产品应注意国际贸易的规则。国内采购时，应注意指定交货地点；交货期限；检验和试验标准；技术服务和售后服务等内容也不可偏废。

细化价格构成需求

采购价格构成一般为“出厂价+包装+运输+运保+其他”；采购进口产品则为“到岸价+进口环节税+国内运输+国内运保+其他”。同时，在付款条件上也必须有考虑，国内支付方式一般为电汇、汇票、支票、现金；国际的包括电汇、交单、承兑、信用证。货款的支付时间、产品的使用寿命（全寿命周期成本）；使用成本也是制作采购文件时不得不考虑的内容。

采购代理机构提示：确保采购文件编制完整性

十项法定内容不能缺

投标邀请；投标人须知；投标人应当提交的资格、资信证明文件；投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金交纳方式；招标项目的技术规格、要求和数量；合同主要条款及合同签订方式；交货和提供服务的时间；评标方法、评标标准和废标条款；投标截止时间、开标时间及地点；行政监督管理部门规定的其他事项。

招标公告内容要全面

招标公告的主要内容包括招标采购单位的名称、地址和联系方法；招标项目的名称、数量或者招标项目的性质；投标人的资格要求；获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价；投标截止时间、开标时间及地点。

投标人须知勿遗漏

投标人须知主要内容包括：招标、投标规则、程序和对投标人的要求；招标文件的组成；投标文件的组成；合格性证明；投标报价要求；投标文件的签署、装订、递交；开标评标；授予合同；重要名词的定义和解释。

合同主要条款须明确

合同主要条款包括通用条款和特殊条款。通用条款主要包括：重要名词定义和解释；招标人和中标人的权利义务；运输、保险、验收程序；付款条件、程序；履约保证金数量及支付方式；不可抗力因素；延误赔偿和处罚程序；合同终止程序；解决争端的程序和方法；适用法律的规定；有关税收、专利的规定等。特殊条款是对通用条款的补充说明。对于复杂、周期长的项目，应包括合同变更、不可抗力、违约终止等主要条款。

实质性要求须标明

法定无效投标条款主要是《招标投标法》及其实施条例、《政府采购法》等所规定的条款；约定无效投标条款（招标文件规定的要求）。在约定无效投标条款时，应该注意避免排斥潜在的投标人；在评标时，不得增加或减少实质性要求和条件。

值得注意的是，招标人应在采购文件中规定并标明实质性要求和条件，并约定无效投标条款。约定无效投标条款应该在招标文件中体现，否则信息不对称对投标人不公平，还应在招标文件中使用“*”等特殊符号标明，同时必须明确特殊符号所表达的内容，否则会造成供应商误解。

前后内容要一致

投标人须知与评标方法、标准要一致；投标人须知、技术参数、商务条款、评标方法、标准之间应保持一致；合同特殊条款与一般条款不能有悖；条款正文与附件及附录须一致；图纸与规定、后续图纸与以前提供的图纸不能矛盾。而且招标文件还要明确以谁为准，谁优先，否则就会出现对谁有利无法判断的纠纷。

重要内容要规定格式

对投标文件重要内容应有格式要求，如投标函、投标人资格声明、制造商授权书等。重要内容的格式要求列为“无效投标条款”，如在招标文件中规定，“除可填报项目外，对格式的任何修改将被视为非实质性响应，从而导致投标被拒绝。”制作招标文件时，要避免投标人通过更改格式，达到减少义务的目的。

采购代理机构提示：提高采购文件编制精准度

明确标准 约束自由裁量

评标标准、因素的设计要体现招标投标的原则，要科学、合理，而且还要有依据，便于操作。同时，还要做到有效避免评标委员会的自由裁量权。自由裁量行为是指法律、法规和招标文件对某种具体行为的内容、方式和程序未作规定或只规定一定范围、种类和幅度，允许评标委员会根据客观、公正和法律的精神自行斟酌的执行行为。

评标优惠 发挥政策功能

招标文件的制作还应当体现《政府采购法》的政策导向和目标，应该有助于实现国家的经济和社会目标。主要包括“保护环境；扶持不发达地区和少数民族地区；促进中小企业发展；科技创新；节能”，还有就是采购本国货物（工程、服务）等政策。这里就涉及一个评标优惠的问题。评标优惠应该在招标文件中载明。

避免歧视 体现充分竞争

任何单位和个人不得以任何方式阻挠和限制供应商自由进入本地区和本行业的政府采购市场；不得指定货物品牌、服务供应商；招标文件不得要求或标明特定投标人或产品，以及含有倾向性或排斥潜在投标人的其他内容。同时，还须避免隐性指定品牌。另外，还要避免选用一家参数或多家最优参数的集成作为采购项目的技术标准。

特别提醒：

采购代理机构提示：采购文件编制勿漏三点

明确备选方案处理方法

备选方案必须是招标文件允许且符合招标文件规定的要求。招标文件必须载明备选方案的评审标准和处理办法；招标文件应明确“如何报价（是否要完整）、如何评审（评哪一个方案，价高、价低还是全部)；如何签合同”，否则，招标项目的质量难以保证，而且还可能引发纠纷。

同品牌多家供应商可否参与

实践中，还有一个制造商授权多家对同一品牌进行投标；同一法定代表人的两个及以上法人，母公司、全资子公司及其控股公司，参加同一项目投标；多家系统集成商使用同一制造商产品作为其系统集成产品的一部分参加投标。招标文件应明确是否允许、如何计算投标人数量。

联合体成员不能再单投

对于联合体投标，一般条件联合体中的各方均应具备。采购人根据采购项目的特殊要求规定的特定条件则要求至少一方具备（可就低不就高）。政府采购代理机构应在招标文件中提醒，供应商不得组成多个联合体参与投标；不得既参与联合体，又独立投标。