印章代表了一个组织的全部对外活动和对内管理,是这个组织权力的象征。印章的使用管理在某种程度上已经成为企业日常经营管理活动的缩影,通过对印章使用管理现状的分析,可以很好地透视一个企业内部管理的状况,发现其薄弱环节和隐含的运营风险。
对于大型建筑施工企业来讲,由于生产方式的特殊性,印章管理更加复杂,本文拟通过对大型建筑施工企业印章管理现状的分析,就如何提高和改善印章管理工作提出建议和意见。
1、印章的作用与分类
印章是一个组织的符信。由于是符信,符合中国人的传统观念,导致用法律予以确认。比如,
《合同法》第三十二条规定:“当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立”;《民事诉讼法》第五十九条“委托他人代为诉讼,必须向人民法院提交由委托人签名或者盖章的授权委托书”。
《民事诉讼法司法解释》第六十五条规定:“借用业务介绍信、合同专用章、盖章的空白合同书或者银行账户的,出借单位和借用人为共同诉讼人。”从这些规定可以看出,我国法律确立了公章代表公司、单位,公章的效力可以脱离法定代表人而独立存在,独立发生效力的原则。
大型建筑施工企业由于行业特点和跨地区经营的需要,根据其性质和用途,日常使用的印章大致可以分为以下三类:
1.1 行政公章类,指企业、单位、机构及其部门等行使企业职权的法定名称章。
主要包括:经公安部门批准并刻制备案的法定单位名称章,也就是俗称的“行政公章”;冠有单位名称的内设职能部门或分支机构名称章;冠有单位名称及工程项目名称的项目部公章;以及为实施某项特定的管理活动或完成某项任务而设立的特定机构名称章等。
行政公章代表了对应组织(企业、单位、机构或部门)日常对内对外的各类经营管理活动,在其法定或书面授权范围内,行使企业经营管理权利,承担相应责任。
1.2 业务专用章类,指冠以企业单位法定名称,用于业务管理活动并明确专门用途的印章,主要包括:合同专用章、财务专用章、发票专用章、资料专用章、预(结)算专用章等。